Réglement

REGLEMENT ET CONSIGNES

Présentation du défi :

Le club Bad Boy’s vtt Houdain, organise les 24 Heures VTT du parc d’Olhain. C’est une épreuve d’endurance, en relais par équipe de 2 à 6 participants ou en individuel. Elle consiste pour chaque équipe, à parcourir le plus grand nombre de fois une boucle d’environ 6km sur le territoire du Parc.
Le départ sera donné le Samedi 06 Avril 2019 à 14h, l’Arrivée est fixée le Dimanche 07 Avril 2019 à 14h.

Les Equipes :

Les inscriptions sont ouvertes aux personnes de 16 ans et plus. Un équipier ne peut s’inscrire que dans une seule équipe. Les – de 18ans doivent obligatoirement participer en équipe de 4 vététistes minimum. Une autorisation parentale est obligatoire pour les mineurs.

Les participants :

Les 24 Heures VTT du Parc d’Olhain sont ouvertes à tous les vététistes licenciés ou non.
Pour les participants qui ne sont pas licenciés à la FFC, UFOLEP, FSGT, FFTRI, ou FFH, la fourniture d’un certificat médical de moins d’un an au moment de l’épreuve spécifiant la non contre-indication à la pratique du VTT en compétition est obligatoire.

Pour les licenciés, la fourniture d’une copie de la licence 2019 est obligatoire.

INSCRIPTIONS – ANNULATION

Les inscriptions seront ouvertes à compter du 15/12/2018 – 16H00, elles ont vocation à réserver un emplacement jusqu’à la validation du dossier par l’Organisation.
Le capitaine devra veiller à la parfaite complétude du dossier d’inscription de son équipe (scan ou copie licence, certificat médical et autorisation parentale le cas échéant) et avoir effectué le paiement.
En cas d’annulation de l’inscription d’un participant (ou d’une équipe), les frais d’inscription ne seront pas remboursés. Cette clause est valable quelles que soient les raisons de l’annulation.
Toutefois, il sera possible de remplacer un équipier en envoyant toutes les coordonnées de son remplaçant ainsi que tous les documents nécessaires à l’Organisation (licence autorisée ou bien certificat médical conforme à ce règlement – voir chapitre LES PARTICIPANTS ci-dessus).

PARCOURS ET SÉCURITÉ
Le parcours est entièrement tracé sur le domaine du Parc d’Olhain. Le parcours empruntera des chemins forestiers, des chemins de plaines, des routes sécurisées et des terrains herbacés.
Par nature, le VTT est un sport qui nécessite une prudence maximale et une attention de chaque instant, l’Organisation décline toute responsabilité quant à la présence d’obstacles divers sur le parcours tels que pierres, branches, racines et tout autre objet ou personne, pouvant occasionner une chute ou une blessure aux participants ou accompagnants, ou des dommages matériels (VTT, équipements divers du vélo et du vététiste). Chaque participant s’engage à adapter sa vitesse aux conditions du parcours et vis à vis des autres vététistes ou spectateurs. Chaque participant s’engage à vérifier qu’il est bien couvert par une assurance Responsabilité Civile Vie Privée (conséquences pécuniaires de dommages causés aux tiers).
Le circuit est ouvert aux reconnaissances dès le samedi de 10h à 12h. Les reconnaissances ne peuvent se faire qu’en VTT (port du casque obligatoire) ou à pied. Aucune reconnaissance ne sera autorisée en dehors de ce créneau.
Le circuit ne sera pas éclairé. De ce fait, chaque vététiste devra se munir d’un éclairage permettant la pratique du VTT nocturne dans de bonnes conditions de sécurité.
Le parcours reste le même le jour et la nuit mais les organisateurs se réservent le droit de shunter une partie du parcours en fonction des conditions climatiques ou de l’état du parcours ou pour des raisons de sécurité.

FRAIS DE PARTICIPATION

Les frais d’engagements sont fixés pour l’épreuve 2019 à :
-45 Euros par participant
Ce prix comprend l’assurance, un emplacement camping, la pasta-party le samedi soir, le petit-déjeuner le dimanche matin, un souvenir de l’épreuve, la plaque de cadre, la remise en forme par les kinés et les sourires des bénévoles et organisateurs.

Des chalets 6 couchages sont disponibles sur réservation directe à l’accueil du parc au prix de 67.20€. www.parcdolhain.fr
Des aires de camping-car sont disponibles sur réservation directe à l’accueil du Parc au prix de 9.50€ par véhicule.

DÉPART, HORAIRES, RELAIS

Un briefing pour tous les capitaines d’équipe aura lieu à 13h00. La mise en grille sera réalisée à 13h45, un coéquipier tenant le VTT du premier partant. Le départ sera donné samedi à 14h00. Le premier relayeur traversera à pied pour récupérer son VTT et partira pour son premier tour. L’organisateur se réserve le droit, en fonction de circonstances particulières, des conditions climatiques notamment, de retarder l’heure de départ et/ou éventuellement d’avancer l’heure d’arrivée. L’annonce sera faite par micro.
La fin du défi est fixée 24 heures précises après l’heure exacte de départ, sous l’autorité du responsable de l’épreuve. Le moment exact de fin de l’épreuve sera communiqué au micro. Au top de fin de l’épreuve, tout départ sur le parcours sera interdit. Tout tour entamé mais non terminé à ce moment-là ne sera pas comptabilisé. Le pointage électronique se fera au niveau du podium et les résultats du décompte des tours seront affichés sur grand écran. Le relais entre coéquipiers ne peut avoir lieu que dans les stands, devant l’emplacement de l’équipe. Tous les passages de témoin constatés hors zone relais entraîneront une pénalité de 4 tours pour l’équipe concernée. Les relais se font à l’initiative des équipes. Pour d’évidente raisons de sécurité dans le village, il est formellement interdit d »effectuer des relais lancés (en roulant), de jeter tout contenant de la puce (bidons par exemple) ou encore de pousser le relayant lors de son démarrage. Durant toute l’épreuve, chaque équipe ne doit avoir qu’un seul vététiste sur le circuit.

LE MATÉRIEL

Seuls les VTT en bon état sont admis et doivent satisfaire aux normes de sécurité. Les VTT doivent être équipés, la nuit, d’un éclairage avant et arrière. Les organisateurs se réservent la possibilité d’interdire le parcours la nuit pour les VTT dont l’éclairage serait insuffisant.
Le port du casque est obligatoire. Le port de vêtements ou baudriers fluorescents est vivement conseillé.
Les plaques de cadre doivent rester lisibles.
Les solos doivent porter à l’arrière de leur VTT la plaque (indiquant leur qualité de « solo ») fournie par l’organisation. Les autres vététistes doivent adapter leur attitude ou vitesse au regard de cette information.
VTT À ASSISTANCE ÉLECTRIQUE & TANDEMS
(A INDIQUER SUR LE FORMULAIRE D’INSCRIPTION)
Les VTT à assistance électrique sont autorisés à participer mais dès lors qu’une équipe présente un VTT de ce type pour l’un de ses participants, l’équipe sera classée séparément.
Les tandems sont autorisés à participer à l’épreuve mais la nature du parcours n’est pas nécessairement propice à leur utilisation en raison de virages très courts à différents endroits.

ACCUEIL DES ÉQUIPES

L’accès sur le site a lieu dès le vendredi de 14h à 18h ainsi que le samedi matin de 8h00 à 12h. Les vérifications administratives auront lieu le samedi matin entre 9h et 12h00. Chaque participant recevra une plaque de cadre, des tickets pour le repas du soir et le petit déjeuner, et un cadeau-souvenir de l’épreuve.

HÉBERGEMENT DES ÉQUIPES

Un emplacement pourra regrouper de 1 à 3 équipes (au maximum 6 participants). Il est fourni un point électrique. L’utilisation de groupes électrogènes et de barbecues est formellement interdite dans le village-participants.
Il est admis 1 véhicule par emplacement. Ces véhicules devront être mis en place le samedi avant 12h et ne pourront plus être déplacés jusqu’au dimanche 14 heures.

Les autres véhicules des équipiers devront être garés sur les parkings aménagés autour du circuit prévus à cet effet, aucun véhicule ne pourra circuler une fois le défi lancé.
Les emplacements devront être libérés et nettoyés pour le dimanche à 16 heures. Les équipes s’engagent à conserver leur emplacement en parfait état durant leur séjour.

DÉROULEMENT DU DÉFI

Le défi consiste à réaliser le plus grand nombre de tours en 24 heures. Seuls sont comptabilisés les tours terminés avant 14 heures le dimanche.
Chaque équipe effectue ses relais uniquement devant son emplacement.
La perte de la puce magnétique devra être signalée à l’organisation par le capitaine de l’équipe. Cette perte entraine à minima la non comptabilisation du tour.
Le tour de circuit doit être effectué en entier par un seul et même équipier, même en cas d’incident (crevaison, bris…). Le nombre de tours effectués entre chaque relais est libre.
Seule l’assistance mécanique entre participants est autorisée, et pour ce faire, emprunter le parcours à l’envers à VTT est formellement interdit. L’assistance extérieure (spectateur, mécanicien, etc.) est interdite sur le circuit. Il est interdit de permettre à un vététiste non inscrit de participer au sein d’une équipe (même pour un seul tour de circuit).
Les tours crédités d’un temps incohérent (ex : trop court) ne seront pas comptabilisés.

SANCTIONS

Tout manquement à ce règlement ainsi que tout comportement pouvant entraîner des dommages à autrui ou pouvant fausser le résultat sera pénalisé.
Les sanctions pouvant être la suppression de 1 ou plusieurs tours, voire la disqualification du vététiste ou de l’équipe.
Chaque participant s’engage à accepter ce règlement et à le respecter.

SECOURS & BIEN ÊTRE

Un poste de secours fixe sera mis en place à proximité du village- participants. Ce poste sera tenu par des secouristes agréés.

Un pool de kinésithérapeutes sera aussi gracieusement mis à disposition des Vététistes pour leur assurer une bonne condition physique au cours des 24 heures.

UTILISATION DE L’IMAGE

En acceptant le présent règlement, les participants autorisent les organisateurs et les partenaires des 24 heures VTT du Parc d’Olhain à exploiter les images de l’épreuve sans que ceux-ci puissent s’y opposer au titre du droit à l’image, ni prétendre à une quelconque contrepartie financière.

RESPECT DE LA NATURE ET DU SITE

Tout participant qui sera surpris en train de jeter son bidon, son emballage de barre énergique ou tout autre détritus sur le parcours ou ses abords sera exclu et son tour annulé. Tous les participants sont également tenus de nettoyer leur emplacement de camping et de déposer leurs déchets dans les sacs poubelles mis à dispositions à chaque emplacement ou dans les bennes disponibles sur le site.
Toutes les équipes s’engagent à cohabiter dans le village-participants de manière responsable, à savoir sans nuisance pour l’environnement et sans nuisance sonore.
Les équipes disposant de plusieurs véhicules devront les stationner sur les zones de parking disponibles à proximité.

ASSURANCE

L’organisateur s’engage à souscrire des polices d’assurances couvrant les risques liés aux points listés ci-dessous suivants :
– responsabilité civile du club organisateur et de tous les membres de l’organisation – responsabilité civile et risques liés à l’épreuve sportive pour les participants
– risques liés à l’organisation pour les bénévoles
– matériel prêté par des entreprises partenaires (sauf pour les véhicules).
En outre, l’organisateur ne saurait être tenu pour responsable d’une chute ou d’un accident, et de leurs conséquences, survenus sur le circuit ou en dehors, que cela concerne un participant inscrit ou bien une personne accompagnatrice non inscrite officiellement à l’épreuve.

Tout participant est vivement invité à vérifier sa couverture assurance « accidents » avant sa participation à l’épreuve. Il reconnait être informé qu’il peut avoir intérêt À souscrire des garanties complémentaires d’assurance de personnes couvrant notamment les dommages corporels et / ou sa responsabilité civile ainsi que celle des membres de sa famille présents sur le site de l’épreuve pendant l’épreuve.

REPAS

Tous les équipiers bénéficient d’un repas le samedi soir « pasta-party » servi entre 19h30 et 21h00 et d’un petit déjeuner le dimanche matin servi entre 7h30 et 10h00. Pour les accompagnants ou les visiteurs, un food-truck et le restaurant du parc, servira des repas le samedi soir et le dimanche midi.

COMMODITÉS
Les participants et leurs accompagnateurs bénéficient de douches chaudes permanentes 24h/24h. Des blocs sanitaires sont disponibles à tout moment dans le camping.

ENTRETIEN DES VTT

Un poste de lavages pour les VTT est mis à disposition pendant l’épreuve. ( Prévoir Monnaie )
Un vélociste partenaire proposera une assistance mécanique sur le stand exposant au cours de l’épreuve. La main d’œuvre sera offerte mais toutes les pièces resteront à la charge du vététiste qui en assurera le paiement immédiat au prestataire. Les participants pourront aussi trouver du consommable classique.

RÉCLAMATIONS

Les réclamations devront être déposées par le capitaine d’équipe auprès du responsable de l’épreuve présent sur le stand Bad Boy’s VTT. Le capitaine de l’équipe est le seul interlocuteur pour le responsable de l’épreuve. Les réclamations devront être déposées au plus tard 15 minutes après l’affichage des résultats.
Le responsable de l’épreuve et le responsable sécurité sont habilités à prendre toutes les mesures en réaction aux actes de tricherie et aux actes d’insécurité et donc faire modifier le classement en fonction de pénalités attribuées. MODIFICATION DU RÈGLEMENT
Ce présent règlement pourra être modifié à tout moment par le comité d’organisation jusqu’à la date de clôture des engagements. Toute nouvelle version du règlement sera mise en ligne sur le site de l’épreuve

ANNULATION DE L’ÉPREUVE

L’Organisation s’octroie le droit d’annuler l’épreuve en cas de force majeure, en cas d’un trop faible nombre de participants ou encore tout autre cas indépendant de sa volonté. Aucun recours ne pourra être exercé, l’Organisation s’engage à rembourser les frais d’inscription des équipes.